29/5/17

XVº Congreso Argentino de Archivística

CIRCULAR 1 

La decimoquinta edición del Congreso Argentino de Archivística renovada y actualizada, se anuncia que ya se encuentran abiertas las inscripciones para el evento que se realizará bajo la organización de la Unidad Académica de la Fara los días 22, 23 y 24 de agosto de 2017 en la ciudad San Fernando del Valle de Catamarca, Provincia de Catamarca, cuyo eje temático es

“PRECARIEDAD Y PERSISTENCIA DE LAS INSTITUCIONES ARCHIVÍSTICAS DE LOS PODERES DEMOCRÁTICOS”

FUNDAMENTOS
La temática, en esta oportunidad se manifiesta como un necesario énfasis en la dinámica y esfuerzos para evitar la destrucción documental e informativa, procurar la preservación de los fondos y de brindar los servicios; surgiendo todo esto desde una condición casi permanente de precariedades a veces también recurrentemente señaladas en notas periodísticas y redes sociales.

Imagen: Archivólogo - Blog de Archivos
Los archivos y documentos que los integran, producto de la vida administrativa de los poderes públicos; con la función de resguardo de derechos y deberes, y como razón de estado en sí mismos, se constituyen en uno de los pilares de nuestra sociedad, de forma invisible pero contundente.

La vida ciudadana e institucional, y sus instancias se refleja y cimenta en documentación, tanto de registro obligatorio como en documentos de toda índole.

El Patrimonio Documental, reconocido o no como tal, en su conjunto, sufre contingencias y daños permanentes, por distintos motivos, y esta precariedad no deja de estar presente casi como un aspecto más, como la persistencia por permanecer y cumplir lo encomendado a las instituciones archivísticas.

La superación de estas condiciones de precariedades casi permanentes en archivos de los poderes democráticos, es un propósito en sí mismo, una instancia a dejar atrás.

Y hablamos de precariedades en cuanto garantías y reconocimientos, de salud de quienes se desempeñan en archivos, hablamos de precariedades de instalaciones, de conservación documental, de capacitación recibida, de sistemas y normativas, de figurar o no en el organigrama, de posibilidades reales de cumplir con misiones y funciones cuando están, en todo caso claramente enunciadas o establecidas, o actualizadas, hablamos de presupuestos o recursos con los que se cuentan cuando hay, el listado es largo.

Pero la idea no es hacer un recuento de situaciones negativas, o defectos, objetivamente hablamos de una realidad desde la cual hay que partir, como un inicio.

Y a pesar de todo, las instituciones archivísticas persisten, y los ejemplos son muchos y dignos de ser compartidos y estudiados en este evento. Sabemos de historias sórdidas y por qué no, de historias heroicas, de labores cotidianas silenciosas y de otras mediatizadas, pero todas válidas al momento de conocer o diagnosticar una realidad para lograr propuestas.

Es por ello que en el marco del XV Congreso Argentino de Archivística, se abre al diagnóstico y al estado de los archivos de los poderes ejecutivos, legislativos y judiciales, y darle un énfasis a los archivos municipales, que sufren un abandono y deterioro a veces ignorado por las autoridades competentes, entonces desde una premisa que reconoce una generalidad similar de situaciones pero a la vez, pondera la digna y valiosa persistencia de las instituciones y por supuesto de la labor de quienes se desempeñan en ellas.

El objetivo es que desde un diagnóstico y reconocimiento de situación, podamos mediante la participación de quienes trabajan y trabajaron en estas condiciones, surjan ejemplos y modelos de labor que no sólo inspiren a sus pares, sino que surjan también, propuestas colectivas, identidades compartidas, y las mejores soluciones posibles, ideas innovadoras y otras tal vez conservadoras, pero necesarias para la superación de cada propia realidad.

EVENTOS PARALELOS

VIII Encuentro de Archivos Municipales de Argentina

I Encuentro de Archivos de Poderes Legislativos

I Encuentro de Archivos de Poderes Judiciales

VII Reunión de la Comisión Argentina de Desarrollo De Archivos. CADA.

VI Reunión de Asociaciones de Archiveros Provinciales

II Reunión Comisión Académica Nacional de Archivología.

Curso de Conservación Preventiva del Patrimonio Documental

DESTINATARIOS

Archiveros, personal de archivos, registros y dependencias afines, docentes, autores, investigadores, profesionales, estudiantes e interesados en general.

EJES TEMÁTICOS

Modernización de los archivos de los poderes Legislativos, Judiciales y del Ejecutivo, de Nación, Provincias y Municipios.

Políticas públicas de digitalización, protección, preservación y acceso al patrimonio documental de los archivos de los poderes democráticos de Nación, Provincias y Municipios.

Capacitación y formación del directivo de Archivos, características.

Capacitación del personal de Archivos e incorporación de tecnología en los servicios, conocimientos básicos requeridos, necesidad de actualización curricular en las carreras.

Salud laboral, de repositorios y documentos, características y recomendaciones.

Dificultades y propuestas de superación para optimizar los servicios en los Archivos de los poderes Judiciales, Legislativos, Ejecutivos.

Buenas prácticas archivísticas y detección de situaciones que obstruyen al servicio y las relaciones institucionales.

Actualización normativa en misiones, funciones, reglamentos y procedimientos. 

Relación de los Archivos de los poderes democráticos con la sociedad.

El acceso a la información pública y su estandarización.

Problemática de los archivos y precariedades, recursos, edilicias, de conservación, sistemas y normativa. Diseño de estrategias y prioridades.

Reconocimiento social de la labor y la imagen institucional.

OBJETIVOS

Abordar la condición general de los archivos de los poderes ejecutivos, legislativos y judiciales de Nación, Provincias y Municipios, de vida democrática, como estrategia de diagnóstico y como base de proyección para el logro de propuestas superadoras.

Formular directrices para políticas públicas, la administración de documentos y archivos, estableciendo prioridades de acuerdo a los recursos, previendo una mejora en la conservación de los mismos y su organización.

Lograr el reconocimiento a la labor archivística y el aporte a la vida institucional, al campo investigativo, social, cultural, su valor para el estado de derecho y la vida democrática.

Destacar la importancia del conocimiento archivístico para el progreso de las instituciones archivísticas y la instauración y mejora de los servicios.

Reconocer las dificultades laborales en cuanto salud y precariedad de las condiciones del desarrollo de las actividades.

Superar las condiciones de precariedad subsistentes en materia archivística y en todas sus dimensiones, señalando las necesarias instancias a ser superadas, estableciendo esto como un objetivo a cumplir.

CONSULTAS E INSCRIPCIONES:

Contactos: e-mail: fara.institucional@gmail.com 
Facebook: Federacion de Archiveros de Argentina Fara
Teléfonos: Fijo : 0342-4843484 - Cel.: 0342 – 155477227- 155476539

Fuente: https://www.facebook.com/FARA-Federacion-Argentina-Archiveros-1627104150856110/

REFLEXIONES SOBRE EL TERMINO 
TIPO DOCUMENTAL
Manuel Vázquez

Trabajo preparado para el Concurso Docente de la Cátedra de Archivología General en la Escuela de Archiveros de la Universidad Nacional de Córdoba

Observación…: El texto de este ejemplar contiene una variante con relación al presentado a concurso. El título 3: "Sintética exposición de los autores que utilizan el término Tipo Documental"…, por motivo del espacio permitido para la ponencia, sólo constaba de las citas bibliográficas, sin los textos que ahora se han copiado.

- CÓRDOBA, REPÚBLICA ARGENTINA - 1987-


REFLEXIONES SOBRE EL TERMINO TIPO DOCUMENTAL

Introducción.


En la escuela de Archiveros, el término Tipo Documental…tiene carta de ciudadanía. Se trata de él en las asignaturas técnicas: Ordenación y Clasificación, Producción, Descripción y Selección Documentales. No es un tópico específico en Archivología General, pero tanto en esta asignatura como en todas las demás es aceptado con naturalidad cuando se menciona. La bibliografía en lengua española, salvo Matilla Tascón lo utiliza comúnmente pero no se encuentra ni éste término ni otro equivalente en la bibliografía de otros países, salvo Schellemberg y algún que otro autor norteamericano actual.

Tampoco se encuentra en los libros de programa General de Información. Hay pues, una pregunta introductoria que se impone. Este término, ¿es útil?, ¿es necesario? ¿Cómo se arreglan sin él quienes no lo utilizan?

1- Límites y objetivos del presente trabajo.


Este trabajo ha sido preparado como ponencia para la entrevista personal que requiere del Concurso Docente de la Universidad Nacional de Córdoba, para la cátedra de Archivología General. Esto condiciona la extensión a un máximo de 10 páginas. Otra limitación. No he considerado necesario realizar un estudio exhaustivo de la historia del término entre nosotros.

Los breves párrafos que ofrezco al respecto muestran lo más visible de su trayectoria. Queda abierto el campo para mayor profundización. En este marco, los objetivos que me propongo son:
- Reflexionar directamente sobre el término Tipo Documental, con independencia de sus ulteriores relaciones.
- Vincularlo luego -definición mediante- con las reas archivísticas con las que tiene un nexo más evidente.
- Formular aplicaciones prácticas para nuestro país y para la archivística en general. No parece haber un estudio directo e independiente del tipo documental. Suele tratarse como tópico necesario para la ordenación-clasificación y para la descripción.

2. Un poco de historia del término Tipo Documental. 

En la Escuela de Archiveros de Córdoba, se habla con tanta naturalidad de tipo documental que se tiende a creer que es un término universal y antiguo en la archivología. No es asi, sin embargo. Todo parece indicar que lo hemos tomado de Theodore R. Schellemberg, en concreto del libro Técnicas Descriptivas (1), en el capítulo II, subtítulo "Caracteres externos de los documentos". Allí el autor menciona al tipo documental como el primer carácter a describir en un documento y le dedica las páginas 21 a 26. ¿De dónde tomó Schellemberg éste término? Remontándonos al clásico libro Archivos Modernos. Principios y Técnicas (2) del mismo autor, se descubre que comienza a hablar de "tipo físico" en el Cap. XVI que se llama "Ordenación de los documentos privados" (p. 273-291), a partir de la p. 284, cuando está hablando de "Arreglo de los componentes de las colecciones" (p. 281-289). Luego vuelve a aparecer el "tipo físico" en la p. 300, otra vez hablando de "Descripción de documentos privados" (p. 293-310). ¿Por qué en el Cap. VII, en que trata de los "Principios de clasificación" (p. 82-84) no menciona el tipo documental? Tampoco en el Cap. XV, cuando habla de "Prácticas de Descripción". Esto extraña ya que en los libros Principios archivísticos de ordenación… (3) y Técnicas Descriptivas de archivos… lo utiliza fluida y constantemente. Todo parece indicar que hubo una evolución y que fue adoptado por Schellemberg por la necesidad de clasificar los documentos privados… A esta convicción llevan tres indicios convergentes:

1) Que, efectivamente comienza hablar de "tipo físico" al hablar de Manuscritos o documentos privados, habiéndolo desconocido al hablar de archivalía;

2) Que, como veremos, la archivalía puede ordenarse y describirse sin mencionar específicamente el tipo documental;

3) Que, cita a un autor -Harlow- que utilizó antes que él el término y precisamente refiriéndolo a archivos privados.

Cabe pues pensar que Schellemberg tomó la palabra de este autor, por eso detengámonos en esta cita. En Principios Archivísticos de Ordenación (p. 89) cita a Noel Harlow que dice: "subdivisiones por tipos tales como correspondencia... diarios, discursos". El artículo de Harlow se llama "Managing manuscripts collections", publicado en Library Trends… 4:207 (Oct. 1955). Si Schellemberg no lo tomó de aquí, probablemente llegó por evolución natural de una palabra útil, a la tecnificación de un término. De ahí en más el término entra en la bibliografía, quizás por la Dra. Vicenta Cortés, que redactó el prólogo de la edición española del libro Técnicas Descriptivas de Archivos y que en otras obras sigue el esquema de Schellemberg relativo a caracteres externos e internos. Luego lo aplica el Dr. Aurelio Tanodi y la Dra. Antonia Heredia Herrera. Hay otros autores que acompañan a la Dra. Heredia en el libro Archivística. Estudios Básicos (4). Puede notarse como particularidad, que este término no ha sido considerado hasta ahora como tema en Archivología General, quizás porque el Manual de Archivología Hispanoamericana del Dr. Tanodi no lo menciona.

3. Sintética exposición de los autores que utilizan el término Tipo Documental.

1) SCHELLEMBERG. Trata el tema ampliamente en Técnicas Descriptivas de Archivos (p. 21-26), bajo el subtítulo "Tipos Documentales". Allí tiene este párrafo importantísimo: El estudio de los tipos documentales de nuestros días es la prosecución de los estudios diplomáticos hechos para los documentos antiguos y medievales (p.21). Brinda elementos para una definición, cuando dice: El término "tipo" se refiere a las especies de documentos. Hay muchos tipos dentro de las diversas clases de documentos (p. 21). Más explícito en p. 26: El término "tipo" se refiere a algo más que a las características físicas de un documento. Por lo general el "tipo" revela tanto el contenido como la estructura física del documento. En los tipos documentales se reflejan las diversas clases de acción. Estos datos informativos sobre la acción… revelan el contenido sustantivo de los documentos. Clasifica los tipos documentales en:

1) Tipos documentales comunes "que se usan para comunicar información" (p. 22).

2) Tipos documentales personales…: diarios, memorias, álbumes fotográficos. (p. 23).

3) Tipos documentales referentes a actividades financieras y judiciales…: Libros de cuentas, escrituras, leyes, sentencias, testamentos. (p. 23-25).

4) Tipos documentales que tratan de asuntos gubernamentales. "Los que provienen de autoridades públicas federales, estatales y municipales" (p. 25). En Principios Archivísticos de Ordenación… bajo el subtítulo "Factores que determinan la formación de la serie documental". En el Archivo Nacional las series documentales son establecidas a bases de los factores siguientes:

1) La ordenación de los documentos;

2) su tipo documental; y

3) su relación con un tema o actividad (p. 82). Otro elemento para la definición de tipo documental, (p. 82-83) Tipo Documental…: El segundo factor que debe tenerse en cuenta para formar las series es el tipo documental. La mayor parte de los grupos archivísticos norteamericanos se integran de tres clases físicas: documentos audiovisuales, cartográficos y textuales y éstos pueden subdividirse en diversos tipos documentales.
- La clase audiovisual - incluye la fotografías, películas móviles y discos sonoros;
- La clase cartográfica incluye los mapas y planos;
- La clase textual… consiste de la documentación escrita, los manuscritos e impresos. La clase textual es la que nos interesa aquí. Esta puede subdividirse en diversos tipos documentales, sobre los cuales comentaré más detalladamente después. En las oficinas gubernamentales los tipos documentales más comunes son cartas, informes y circulares. Los formularios también son utilizados para ejecutar actividades rutinarias o acciones específicas. Así es como nacen los "cuestionarios", "solicitudes", "requisiciones", "contratos", "nóminas de pago" y varios otros tipos documentales. Cuando los documentos dentro de un grupo documental, no pueden agruparse para formar la serie a base de su ordenación, pueden reunirse por tipo documental de modo que todos los del mismo tipo queden incluidos en la misma serie. Bajo el subtítulo "Factores que determinan la formación de series de manuscritos" (p. 87) tiene un párrafo paralelo y muy similar al visto en la p. 82.- Lo mismo sucede en p. 89-90 hablando de tipo documental de manuscritos, con relación a lo dicho en la p. 82-83.

2) Dra. Vicenta CORTES ALONSO. En el Manual de Archivos Municipales… trata muy brevemente el tema, aunque marcando su impronta personal. En la p. 47 (5): El tipo del documento es el número y disposición de los elementos de la información que corresponden a la actividad que lo ha producido... Los tipos documentales por esta razón, pueden ser infinitos, dependen de las funciones y actividades de los hombres y de las instituciones y, como ellos, nacen, cambian, se reproducen y desaparecen (p.47). No da clasificación.

3) Dr. Aurelio Tanodi. En la Introducción a la Ordenación y Clasificación… (6): Cada actividad, si produce documentos, los produce de los mismos tipos para cada serie de acciones. De tal manera, un fuerte vínculo bien visible existe entre los documentos que forman el mismo tipo, tomada esta palabra en el sentido de modelo ejemplar (p. 12).

Actualmente se utilizan muchísimos formularios para diversísimas acciones: cada formulario es diferente de otros y debe constituir un tipo. La ordenación por tipos documentales crea las series respectivas (p. 13).

4) Dra. Antonia HEREDIA HERRERA, en el Manual de Instrumentos de Descripción Documental… (7), bajo el subtítulo "Tipología Documental" (p.83-87), formula elementos para una definición, cuando dice: ... al tratar de localizar e identificar el documento... es imprescindible conocer su factura, la forma material en que queda materializado por escrito el contenido (p. 83). Pero lo más original de la Dra. Heredia Herrera es: La Tipología Documental tiene dos acepciones, la diplomática y la jurídica. Una Real Provisión (tipología diplomática) puede ser vehículo de expresión de un nombramiento, de una ejecutoria, de una naturaleza (tipología jurídica) (p. 83). La designación del tipo documental ha de basarse en la fijación determinada por los estudios realizados por los diplomatistas o por la legislación que ha establecido sus características (p. 84). En la p. 95, al hablar de colecciones, que ella llama "series facticias", el tipo documental parece como "dato específico" que no ha de faltar.

5) HILL, Edward E. The preparation of inventaries (8): Tipo denota la forma y el uso (p. 6) Enumera, en un listado, documentos, sin hacer distinción entre tipo y clase. Por ej.: autorizaciones, planos de arquitectura, historias, películas, con movimiento, resoluciones... En la p. siguiente advierte: Sea cuidadoso para distinguir entre tipos de documentos, procesos, actividades, etc. (p. 7).

6) GRACY II, David B. Archives & Manuscripts: Arrangement & Description…. Habla de "types of material". Véase el índice temático (9). En la p. 9 dice: La ordenación por tipos de material separa los documentos por sus características físicas. Los tipos básicos o generales son: 1. correspondencia, minutas y diarios; 2. material impreso; 3. documentos financieros; 4. material fotográfico; 5. producción y reportes literarios; 6. documentos legales; 7. álbumes de recortes y recortes; 8. Mapas 9. Planos, diagramas y gráficos, listas; 10. Registros sonoros. Por supuesto, la variedad de las clases (kinds) de documentos dentro de cada una de éstas 10 categorías generales puede ser legión, especialmente dentro de los documentos legales y contables. Cita aquí una obra de Schellemberg que no conozco: The management of archives…. New York. Columbia University Press,1965.

4. Cómo tratan el tema quienes no utilizan el término. 

Manual d'Archivistique (10) no utiliza el término. Véase como lo sustituye, p. 194: "Hemos visto que parece ventajoso fundar los cuadros (cadres) en las grandes funciones administrativas. Ellas darán, entonces, lo que los archivistas franceses llaman las "series"... Su determinación se hará evidentemente siguiendo las funciones reales de la administración..." En la p. 333 habla de "categorías de documentos", tales son: Actas del estado civil; documentos judiciarios; registros de hipotecas; documentos comunales; documentos privados; los sellos. La segunda parte del Manual se llama Archivística Especial y el Cap. II: "Problemas característicos de ciertas categorías de documentos". Trata de Sellos; Documentos cartográficos e iconográficos; Archivos de impresos; Colecciones de diarios y revistas; Microfilmes; Audiovisuales, Documentos magnéticos. En p. 415 dice: "Types de Documents": Los archivos de asociaciones se componen esencialmente de dos tipos. Uno que son comunes a todas las asociaciones. Otros determinados por el objetivo mismo". En p. 476 habla de Tipos de documentos cartográficos. Da distintos criterios para clasificar estos documentos.

LODOLINI, Elio. Archivística. Principi e Problemi.… Milan. Franco Angeli Editore. 1984. (p. 296). Dedica varios capítulos a la ordenación, reordenación y temas análogos. No utiliza el término, ni un concepto sustituto. Pone enorme énfasis en que la ordenación debe basarse en la estructura o, como alternativa, en las funciones de la institución productora. Véase p. y repetidamente. Quienes no han adoptado el término Tipo documental, cuando de ordenar se trata, lo sustituyen -como es previsible- por la dependencia que tienen los documentos de la estructura orgánica y de las actividades administrativas que le dan origen. El tipo documental es una consecuencia de la diversidad de actividades. Ellos se quedan en la causa, sin descender al efecto tangible, que es el tipo documental. Cuando el término se refiere a la apariencia externa de diagramación o de soporte, utilizan una palabra del lenguaje corriente -categoría, tipo, clase- sin tecnificarla. Cuando se refieren a la vertiente diplomática, hablan de estructura (del texto) del documento o directamente de su denominación concreta, sin buscar un término genérico, como tipo documental.

He buscado el término con resultado negativo en Matilla Tascón (11), elegido por ser anterior a la difusión en español de la obra de Schellemberg; en Manual de Archivística Hispanoamericana… de Aurelio Tanodi, por ver si se hallaba insertado en un rea que no fuera ordenación o descripción; en Floriano Cumbreño (12) explorando la vertiente diplomática; en Couture y Rousseau (13), como texto actual importante del Canadá francés; dotado de una amplísima compilación terminológica; en el Dictionary of Archival Terminology (14) como un trabajo muy moderno internacional.

5. Definición del Tipo Documental. 

Con los elementos que nos dan los autores que estudiaron el término puede armarse una definición: Tipo documental es el carácter o atributo de un documento que, originado en la actividad administrativa a la que sirve, se manifiesta en una diagramación, formato y contenido distintivos y sirve como elemento para clasificarlo, describirlo y asignarle categoría diplomática.

Explicación de términos:
Carácter o atributo: El término "carácter" que utiliza Schellemberg en Técnicas Descriptivas… (p. 21-26) hoy tiene otro significado muy concreto en el campo del procesamiento automático de datos, donde dignifica "Letra, número o símbolo utilizado para representación de un dato" (15). Esto no invalida el contenido semántico que nosotros le damos, pero hace conveniente la apertura hacia un sinónimo. Tomo la palabra atributo de Vicenta Cortés. Manual de Archivos municipales (p. 46). Atributo de un documento: Así como no existen "hombres" en abstracto, sino varones y mujeres, no hay "documentos" en abstracto, sino tipos documentales. Este es un motivo por el cual opino que el tipo documental ha de ser estudiado en archivología general.
Originado en la actividad administrativa: La causa de la diversidad reside en el servicio que ha de prestar. Este es el punto de la definición que destacan todos los autores que utilizan el término.
Se manifiesta en una diagramación, formato y contenido: El tipo documental se conoce, en muchos casos, sin leer el documento, por la apariencia externa. Tal pasa con un cheque o una carta. A veces, basta la lectura de un dato, como pasa al distinguir un decreto, de una resolución.
Se toma formato como tamaño y medida del soporte y -en el caso del papel- puede incluir la textura y calidad, muchas veces reglamentadas. Aquí se mencionan las tres reglas de archivología a las que interesa el tópico.

6. Clasificación de tipo documental. 

Existen clasificaciones de los tipos documentales (16). No es tarea fácil, sin embargo, por ser innumerables o porque, en boca de Gracy II: "pueden ser legión" (17). No es ahora mi interés ofrecer una clasificación jerárquica completa, sino sólo una división general, a nivel máximo. Los tipos documentales pueden agruparse en dispositivos, testimoniales o informativos (18). Dispositivos… son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad, con intención de ser obedecida: leyes, decretos, resoluciones, sentencias, ordenanzas, reglamentos... Testimoniales… son aquellos en que la autoridad asienta una información -o acepta la información de otro- garantizando su veracidad con el fin de que sirva de prueba legal o jurídica: Actas del Registro Civil, Balances anuales, Diplomas, certificados, contratos realizados con los requisitos de ley. Informativos… son aquellos en que se asienta una información que de por si no sirve de prueba, aunque pueda ser utilizada como tal. En el mundo actual estos tipos documentales han crecido hasta lo increíble. Baste mencionar los documentos que se hallan en soporte magnético, mientras se realiza el procesamiento automático de datos. Esta clasificación es suficientemente excluyente, es decir, que permite, en la mayoría de los casos, que los tipos documentales incluidos en una categoría no sean confundidos con los pertenecientes a otra, aunque, como advierte Floriano Cumbreño, "podemos hallar... documentos que, en la forma conserven las características de las dos especies" (p. 226). (El habla de una división doble y no menciona los informativos). Es, por lo menos, mucho más excluyente que la clasificación que Schellemberg ofrece en la p. 22-26 de Técnicas Descriptivas… y más terminante que la decenal de Gracy II.

7. Aplicación práctica en beneficio del país. 

Sabemos que la archivología y mucho más este tema del tipo documental se halla condicionada por la dependencia que tiene el documento, de la administración que lo produce. Una misma acción de pagar sueldos, se realiza de distinta manera en muchas instituciones. Si esto sucede en países que ya han recorrido un largo camino archivístico, en la Argentina, que se halla en el punto de partida, se da en grado alarmante... El camino de revertir esta situación tiene dos etapas… que pasan precisamente por el rea sobre la que hoy reflexionamos.

Primera etapa: Estudio de los tipos documentales que se manejan en la administración. He conocido personas que se han puesto en la tarea y no pudieron concluirla. Estoy convencido de que, con la clasificación que propongo, la tarea puede sistematizarse de tal modo que un equipo sería capaz de relevar los tipos documentales de una institución y colocarlos en planillas de modo que fuera fácil una comparación terminológica dentro de cada nivel: nacional, provincial, y municipal y dentro de cada poder de los primeros niveles, a saber: ejecutivo, legislativo y judicial nacional y provincial.

Segunda etapa: La segunda etapa, de más largo aliento, toma los datos comparados y los procesa tendiendo a la homologación hasta donde sea posible. Cuando no puede homologarlos, los reglamenta o normaliza con sus peculiaridades, aguardando una ulterior homologación que quepa esperar. Esta tarea se ve hoy con más posibilidades de éxito que nunca en el pasado, por dos factores convergentes y entre sí relacionados. Oigamos al Dr. Tanodi (19): Aplicada al campo archivístico la técnica con las máquinas más o menos uniformadas en sus estructuras y procedimientos, impone progresivamente la producción de tipos de documentos de idénticas o parecidas formas, tal como ocurre con la microfilmación, medios auditivos, audiovisuales y cibernéticos (p. 7). El procesamiento automático de datos es un factor, el otro es la planetización de las estructuras administrativas. Aunque nunca se va a llegar a la igualdad, es evidente que las funciones del Estado tienden a ser análogas en los países y en los estados o provincias dentro de los países. Los municipios más complejos toman unos de otras ideas para el servicio de las grandes ciudades. La administración de justicia busca los caminos más eficaces para no quedar rezagada. Mediante esta feliz acción de tijera, se abre la posibilidad de ir simplificando, haciendo cada vez más eficiente la acción de las instituciones. La archivología, sin llegar al grado de la bibliotecología, habrá ganado en técnicas más universales.
Espero que este trabajo sirva al país y a los países hermanos de Iberoamérica en esta dirección.

NOTAS

1. SCHELLEMBERG, Theodore R.: 1313Técnicas Descriptivas de Archivos. Serie Collectanea archivística. Traducción de George S. Ulibarri. C¢rdiba, UNC, 1961. 174 p.

2. SCHELLEMBERG, Theodore R.: Archivos Modernos, Principios y Técnicas. Traducción de Manuel Carrera Stampa. La Habana, 1958. 359 p.

3. SCHELLEMBERG, Theodore R.: Principios archivísticos de Ordenación. Washington. 1951. 151 p.

4. Archivística. Estudios básicos. Sevilla. Diputación Provincial. 1981. 256 p. Utilizan el término Tipología documental María Josefa Sanz Fuentes, en sus dos trabajos y Pedro Rubio Merino.

5. CORTES ALONSO, Vicenta. Manual de Archivos Municipales…, Madrid. ANABAD. 1982. 135 p.

6. TANODI, Aurelio. Introducción a la Ordenación y Clasificación14. Serie Archivística. Chile UNESCO, PNUD, 1982. 41 p.

7. HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de Instrumentos de Descripción Documental. Sevilla. Diputación Provincial. 1982. 103 p.

8. HILL, Edward E.: The preparation of inventaries. Staff Information Paper 14. Washington. National Archives and Records Service. 1982. 22 p. La traducción de los textos es m¡a.

GRACY II, David B.: Archives & Manuscripts: Arrangement & Description… Chicago. Society of American Archivist. 1977. 50 p.

MADY, J.; PEROTIN, Y.; RIGAULT, J. Chapitre IV. Le classement et la cotation. p. 187-242, en Manuel d'Archivistique. París. Association des Archivistes Français. 1970. 805 p.

11. MATILLA TASCON, A.: "Cartilla de organizaci¢n de archivos" p. 139, en Bolet¡n de la Direcci¢n General de Archivos y Bibliotecas. Madrid, N§ 55. 1960.

12. FLORIANO CUMBRE¥O, Antonio: Curso General de Paleografía y Paleografía y Diplomática Españolas. Oviedo. 1946.

13. COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Ives: Les archives au XXe. Sicle. Une rèponse aux besoins de l'Administration et de la recherche. Universitè de Montral. Service des Archives. 1982. 491 p.

14. Dictionary of Archival Terminology ICA Handbook Series. Vol. 3. Par¡s. International Council on Archives. 1984. 226 p. (503 términos).

15. Véase el término Character en el Dictionary of Archival Terminology arriba citado.

16. En los textos citados en el número 3 del presente trabajo, véanse las clasificaciones de Schellemberg y Gracy II y las dos acepciones de Antonia Heredia Herrera, que equivalen a una división. Hay además dos trabajos de clasificación de tipo documental que son muy originales y del mismo autor:

OTAMENDI, Alberto F.J.: "Tipología documental" p. 28-31, en la Revista de la Asociación Argentina de Archiveros…, N§ 16, 1979; y "Contribución de la tipología documental judicial", en la misma revista, N§ 19, 1981.

17. V‚ase cita de Gracy II en el anexo. Op. cit. p. 9.

18. Esta división tripartita se form¢ as¡. Los diplomatistas dividen los documentos en dispositivos y testimoniales o probatorios. Así Floriano Cumbre¤o en la obra arriba citada, p. 224. Es doctrina común de los diplomatistas españoles. Por su parte BRICHFORD, Maynard, en Archives & Manuscripts: Appraisal & Accessioning Chicago. Society of American Archivist, 1977, 43 p., en la p. 4 tiene la división tripartita que yo propongo (aunque ‚l no est hablando de tipos documentales). En la tercera división dice que los documentos que "explican, informan y entretienen".

19. TANODI, Aurelio: "Hacia un Universalismo archivístico", Arquivo & Administraçao. Vol. 4, N§ 1. 1976. p. 16-19.

BIBLIOGRAFÍA

La bibliografía consultada y utilizada para el presente estudio se halla a lo largo del texto y en las notas.

CÓRDOBA, 11 de Marzo de 1987.
Manuel Vázquez

Fuente: Boletín  Mundo Archivistico N° 257.

8/5/17

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
 PATRIMONIO DOCUMENTAL
 FUNDAMENTO DE IDENTIDAD

Vìctor Hugo Arévalo Jordán (editado)

Cuando hablamos de Patrimonio, lo que primero se presenta en nuestros conceptos o como una simple idea, es aquello que significa riqueza, herencia y proyección. Deducimos que poseer abundancia patrimonial significa, en términos comunes, ser rico. Esta acepción puede darnos pautas de que los pueblos son colectivamente ricos, gracias a que hemos recibido de nuestros mayores una herencia de valor incalculable. El Patrimonio Documental que poseemos, lo hemos heredado de personas e instituciones. Lo realizaron hombres y mujeres de otros tiempos. Sus actos y creencias, hechos materializados en unos documentos que testimonian nuestra identidad, nuestro pasado. Los documentos son los vestigios de un transcurrir continuo de la vida a través de generaciones. Su cultura.

La generación presente dispone de medios para la conservación de la herencia documental recibida, Los sistemas preventivos y de conservación de los soportes de archivo, han proliferado en gran forma, lo mismo que los sistemas para conservar la información contenida en estos documentos. Ninguna generación anterior, tuvo los conocimientos y medios como ahora, eso obliga a conllevar una responsabilidad por mantener todo este caudal para el futuro. Si bien las leyes son fundamentales, se trata más bien, de concienciación de las personas y de los colectivos.

En este sentido, es necesario dar varios pasos para abordar, el análisis, la prevención, la conservación y la utilización del patrimonio documental. Hace más de treinta años, la UNESCO definió lo que entendía por Patrimonio Natural y Patrimonio Cultural. El Patrimonio Documental se incorpora en el Patrimonio Cultural, junto a las obras arquitectónicas, obras de arte, esculturas y de pintura. Elementos y estructuras de carácter arqueológico. Inscripciones, cuevas y corresponde también al Patrimonio Social, por su representatividad a agrupaciones humanas, con un valor demostrativo desde el punto de vista de la historia, del arte o de la ciencia.

Pues bien, los documentos, al ser producto netamente social, responden al contexto de la identidad de los pueblos. De cada generación, depende su conservación y acrecentamiento, o su mutilación, esto último constituye un desastre cultural. El Patrimonio Documental es uno de los aspectos que se consideran en la actualidad de la fórmula civilizada del desarrollo sostenible, que es un buen camino para conservar y acrecentar. El desarrollo sostenible, exigente, pasa por gestionar adecuadamente el ciclo del agua, por conservar la costa y el medio marino, por proteger la montaña, de buscar que la población se mantenga en su hábitat tradicional y no abandone los escenarios de su vida por motivos económicos. El Patrimonio Archivístico, es territorio común de estas comunidades, y simboliza que todos somos más libres, al tener un conocimiento claro y ordenado de su pasado.

Pero también debemos considerar que el patrimonio documental no es sólo de una comunidad, sino que es patrimonio de una comunidad mayor en la que estamos insertos: la humanidad entera. Siempre fue el momento adecuado para la reflexión, para adoptar medidas certeras y de alcance en el comienzo de este milenio.

Consciente de la multiplicidad de planos concluyentes, el Patrimonio Documental, corresponde a un Patrimonio Social de una determinada región, es indisociable, considerados desde el aspecto crítico por su carácter integral, se hace imprescindible la intervención de especialistas en campos diversos, tales como la Sociología, la Historia, la Geografía, el Derecho, el Arte, la Arquitectura y que ponen de manifiesto la necesidad de preservar su riqueza, material e inmaterial, de los peligros que amenazan: depredación y capacidad destructiva y transformadora del medio ambiente merced a máquinas hasta "avasalladoras", inadecuación de medios a necesidades, pérdida de bienes, ausencia de voluntad y planificación políticas, etcétera.

De ahí también, de ese carácter público y privado, individual y colectivo, del Patrimonio Archivístico, que debemos participar en la defensa del Patrimonio Archivístico en su sentido amplio.

UNA RELACIÓN DE FUTURO

El principio del que partimos es dual: por un lado tenemos al Patrimonio Documental Cultural e Histórico, concebido como el conjunto de bienes materiales e inmateriales que han sido creados por la sociedad a lo largo de su historia y después de haber realizado un análisis previo, consideramos que merece la pena conservar. Podemos entonces, signar como característica propia de este patrimonio en particular, la intervención de la mano humana, como bienes hechos o manipulados por las personas; contraponiéndose a la naturaleza propia del Patrimonio Natural, conceptuado como el conjunto de bienes medioambientales que no han sido alterados o manipulados por la mano humana.

El Patrimonio Documental tiene tendencia a una legislación propia, específica e independiente, puesto que hablamos de una formación profesional sistemática específica, con grados de incidencia social acorde con los alcances mismos de la producción documental; Genéricamente se inserta en el Patrimonio Cultural, cuya frontera de la Natural es la actividad humana, el Patrimonio Archivístico tiene sus límites en la actividad legal y jurídicamente constituida.

Los elementos del Patrimonio Documental, realizados y manipulados por la sociedad, "viven" y se colocan en un contexto propio, de ahí que tiene sentido su aislamiento al tomarse medidas e iniciativas de protección, de normativas, de administración y de procedimientos que se dan en los gobiernos, con mayor eficacia cuando se trata de municipios y comunas.

SOBRE EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Entre los aspectos principales para la adecuada conservación del patrimonio, está la denominada Descripción Colectiva, cuyo fundamento consiste en conocer la riqueza documental en cada una de las regiones geográficas, donde el Patrimonio Cultural es considerado como prioridad y necesidad.

Debemos considerar también que a la división de los bienes culturales en tres apartados: inmuebles, muebles e inmateriales. Se debe añadir por características propias el "Patrimonio Documental".

Normalmente, es competencia exclusiva del Estado dictar leyes protectoras del Medioambiente y de su riqueza cultural

Es necesario crear entonces, ámbitos o espacios en los que existan acercamiento entre los mecanismos de protección establecidos para los bienes culturales y los previstos para los bienes Documental, separados ambos pero no opuestos. Pues, este acercamiento es un camino razonable para lograr objetivos trazados en las iniciativas de conservación o protección.

Entre las normativas de Patrimonio Documental, se debe destacar un texto legislativo básico que enuncie concretamente los términos "Patrimonio Documental". Y que establezca, que la actuación de la Administración Públicas en favor de la preservación de la diversidad documental del Patrimonio Documental, se basará principalmente en los dictámenes de los profesionales de Archivos y Conservadores.

En su declaración de objetivos es lo lógico suponer que debe quedar clara la misión de proteger, preservar y utilizar ordenadamente la obra documental.

LA CONSIDERACIÓN DEL CONTEXTO

En la tramitación del expediente de declaración como Bien de Interés Cultural de un documento, grupo o Fondo. Deberá considerarse sus relaciones con la instituciones que prestan o prestaron funciones en el área territorial a que por derecho y naturaleza pertenece, de modo que sea comprensible su Principio Documental de Procedencia y Pertenencia, y se comprenda fácilmente su contexto, pues se debe tener muy en cuenta que un documento al ser declarado Bien de Interés Cultural es inseparable de su contexto. Podemos suponer con este texto que en un contexto se incluyen las instituciones originales del bien, aunque no tengamos base alguna para su delimitación.

Se entiende por contexto de un documento declarado de Interés Cultural o catalogado de Interés Local, el espacio, físico, intelectual o virtual, próximo y relacionado con la existencia del documento, que permite su adecuada percepción y comprensión, considerando tanto la época de su creación y desenvolvimiento, como su evolución histórica, que da apoyo cultural al mismo y que permite la plena percepción y comprensión cultural del documento y cuya alteración puede afectar a su percepción o a los valores del mismo. El contexto puede incluir edificios, como archivos o depósitos documentales.

Sería lógico pensar que la Administración de la Cultura hubiera incluido entre sus finalidades de gestión y protección, a los fondos y colecciones documentales ante la posibilidad de que no existiera otro Organismo que recogiera esta obligación.

LAS EVALUACIONES DE IMPACTO AMBIENTAL

Antes de la aprobación de cualquier proyecto de una tipificada serie de obras públicas, se debe realizar un trabajo sobre el impacto ambiental que causa, con el fin de prevenido, modificando la obra para paliar sus efectos negativos o, simplemente, no ejecutándola. Las posibilidades de aprovechamiento de esta norma para la protección y la documentación del Patrimonio Cultural Documental son benéficas.

Es menester entonces que en algún articulo consecuente se mencione que en la tramitación de Evaluaciones de Impacto Ambiental que puedan afectar directa o indirectamente a bienes culturales calificados o inventariados, como los documentos, fondos o colecciones, la Administración competente (que debería ser en buenos términos un Archivo General) recabará los informes necesarios para incluir en la declaración de Impacto Ambiental las consideraciones o condiciones resultantes.

Debemos comprender que, los archivos son ámbitos comunes efectivos para la investigación del conocimiento y de la historia en última instancia. Es de considerar entonces que la normativa relativa a los bienes culturales debe figurar dentro del concepto de medioambiente, de modo que exista cooperación entre Cultura y Medioambiente casi se podría decir obligatoria. Personas expertas en un tipo de Patrimonio Documental han de trabajar codo con codo con las expertas en el medioambiente y salud ocupacional. Todo un mundo de promesas.

RELACIONES ENTRE LA NORMATIVA DE PATRIMONIO DOCUMENTAL Y LA PLANIFICACIÓN TERRITORIAL

Se recomienda, en la normativa referida al Patrimonio Documental, la participación de los archiveros en las políticas de ordenación, en las diversas fases de los programas de ordenación territorial, lo que nos lleva al respeto del principio de procedencia; asegurando la colaboración sistemática entre archiveros, sociedades científicas e históricas.

Es necesario comprender que establecer una conexión entre Planeamiento territorial y protección de los bienes culturales obliga a los Municipios a redactar Planes Ordenación de los territorios, con la preservación de sus archivos y documentos. La legislación, en estos casos es la primera herramienta de protección de los bienes culturales. Para ello, personas expertas en la gestión cultural y archiveros deben sentarse en las mismas mesas y estar presentes en los mismos foros que las dedicadas a la gestión medioambiental, que supone ya un paso hacia una coordinación objetiva.

La expresión "cultura", de enorme amplitud de su significado, puede elegir aspectos medioambientales. Estos aspectos deben estar siempre en el marco de la organización política, pero sobre todo nos basamos en lo declarado por la Conferencia Mundial sobre Políticas Culturales en México en 1982 (UNESCO): "...la cultura puede considerarse actualmente como el conjunto de rasgos distintivos, espirituales y materiales, intelectuales y afectivos que caracterizan a una sociedad o un grupo social. Ello engloba, además de las artes y de las letras, los modos de vida, los derechos fundamentales del ser humano, los sistemas de valores".

Una definición como ésta parece renovar algo que anunciamos al principio, de hablar del Patrimonio Social que incluye también los aspectos del medioambiente, que hace una realidad en la convivencia de una sociedad o un grupo social.

La posibilidad de hacer leyes, modificar conceptos y diseñar educaciones sería más operativa si los gobiernos, en cualquier magnitud, toman conciencia, y a veces basta con una cooperación sistemática entre las Instituciones encargadas de la gestión del Patrimonio Documental y las responsables de la gestión del Patrimonio Cultural, cooperación que debe cubrir aspectos como:

1. Integración del Patrimonio Documental como unidad independiente dentro del Patrimonio Cultural.

2. Coordinación en políticas de medioambiente y de bienes culturales.

3. Unificación en los programas de difusión tales como rutas turísticas, visitas guiadas, excursiones, con acceso a algunos archivos de interés comunitario, etc.

El primer trabajo, ya lo anunciamos es realizar una Descripción Colectiva, realizar un extenso inventario de existencia, los contextos se cifran como la entidades protagonistas de la creación documental. Se conciben estos contextos como parte integrante de las propias instituciones que hacen a la sociedad circundante, lo que permiten comprender las variables de su formación. Así, se supera la escala actual de protección, tanto legal como física, y se generan conceptos modernos sobre la identidad de los pueblos.

El reto de la conservación es la piedra angular del final del siglo XX y se proyecta sin vacilar hacía el XXI. Las iniciativas son muchas, las ideas suelen ser buenas, pero la dispersión y la ausencia de coordinación juegan en contra.

En el análisis de nuestra realidad, como parte integrantes de humanidad, nuestra historia como seres sociales, debemos asumir una educación, que haga conciencia en el futuro, que nuestro medio no puede ser maltratado; nos preocupa la capa de ozono, la polución, las especies en peligro de extinción y los bosques quemados. En estos casos es razonable que los gobiernos redacten normas y prevean fondos para su ejecución.

El Patrimonio Documental tiene también bienes en peligro de extinción, que no son recuperables, y que forman asimismo nuestra identidad, además de sostener los fundamentos y raíces de nuestra historia. Tener separadas y de espaldas las iniciativas de protección de estos bienes no es en absoluto operativo.

Es circunstancial, pero necesario comprender que una progresiva evolución del concepto mismo de documento protegido y de las implicaciones que conlleva para la población la adopción de este concepto. No siempre es comprendida cuando se imponen las reglas desde un gobierno centralizado, distante y no siempre comprendida, ha de ser mejor siempre, que las medidas surjan desde las administraciones municipales, mucho más próxima a las necesidades y son más sensibles a sus preocupaciones e inclusive, pueden instrumentar la gestión con todos los actores implicados.

Fuente: http://www.mundoarchivistico.com.ar/?menu=articulos&id=541