Julián Marquina
Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales
Hay una serie de factores principales por los que los archivos deberían estar en los medios sociales, como son la difusión de mensajes a los usuarios, la comunicación bidireccionalque se puede tener con estos, la cercanía que se muestra y las posibilidades de marketingy promoción de lo que es el archivo y el fondo.
Acceso a la información. Los medios sociales permiten estar constantemente informado sobre temas que pueden resultar de interés para el archivo y sus usuarios en tiempo real.
Retroalimentación. Los medios sociales permiten conocer la opinión que los usuarios del archivo tienen sobre los fondos, servicios y/o actividades que se les ofrezcan.
Atención y servicio al usuario. Además de canales de difusión y comunicación, los medios sociales son idóneos para la atención al usuario ante dudas, problemas o necesidades que estos usuarios puedan tener en relación con el archivo, sus actividades, fondos o servicios.
Socialización / Fidelización del usuario. Los medios sociales permiten dar un trato de cercanía y atención personalizada a la comunidad de usuarios del archivo de igual modo que si estuviesen físicamente en las instalaciones del mismo. La fidelización del usuario es una tarea satisfactoria y que se puede alimentar a través de los medios sociales ofreciéndoles los servicios del archivo y estando atento a sus inquietudes y necesidades.
Compartir y difundir. Los medios sociales permiten compartir el conocimiento y difundir información de interés para la comunidad de usuarios del archivo y de interés para el sector. Así como la promoción de servicios y actividades propias del archivo.
Dinamización / Interacción / Participación. Los medios sociales permiten que los usuarios del archivo participen de la actividad en los distintos medios. Incentivar su interacción con el archivo y que comenten y difundan los mensajes que se lanzan desde el archivo.
Colaboración. Los medios sociales permiten la búsqueda de la participación y la colaboración de los usuarios en la puesta en marcha de servicios o la proposición de nuevos servicios a ofertar desde el archivo.
Búsqueda de nuevos usuarios. Introducir al archivo en los canales sociales es sinónimo de acercar al archivo a un público que muchas veces no tienen porque ser usuario del mismo. Los medios sociales permiten a los archivos acercarse a esos usuarios.
Imagen y reputación. Los medios sociales dan a los archivos una imagen de innovación y modernidad que permiten, en parte, el cambio de mentalidad de personas que piensan que los archivos se han quedado anclados en el pasado. A su vez, es importante crear y desarrollar la marca de “archivo” a través de los medios sociales, y controlar la reputación digital del mismo (saber qué se dice del archivo y en qué tono). La reputación refleja la actividad y compromiso del archivo con la comunidad, así que es tarea del propio archivo cuidarla.
Visibilidad y posicionamiento. Los medios sociales van a permitir a los archivos ganar visibilidad en el entorno, con lo cual puede ser más fácil atraer a nuevos usuarios al archivo. A través de los medios sociales, el etiquetado y la geolocalización es posible llegar al máximo número de personas posibles, además de ganar posicionamiento dentro de la ciudad y de la comunidad de usuarios como servicio de consulta / referencia.
Sencillez y gratuidad. La gran mayoría de los medios sociales son de utilización sencilla y gratuita, aunque no se debe olvidar que los medios sociales requieren recursos y con ello tiempo del personal.
Posibles utilidades de los medios sociales en los archivos
Blogs
Un blog no solamente sirve como un espacio de comunicación y difusión de contenidos, sino que también es de utilidad para crear comunidad dentro del sector y estar comunicado e informado de las noticias que suceden alrededor. Antes de la llegada de las redes sociales, los blogs eran los que se llevaban toda la fama y el contenido. Fueron el inicio de la masificación de contenidos generados por los usuarios de una forma abierta, rápida y sencilla, y donde ya el usuario tenía capacidad de elegir cómo quería mostrar sus contenidos.
Utilidad de los blogs en el archivo
- Difusión y comunicación de información a usuarios del archivo: noticias, actividades, enlaces, eventos, tendencias de actualidad en el sector…
- Crear imagen y mostrar al archivo como un espacio cercano con sus usuarios y de difusión de los temas de interés y actualidad.
- Escuchar e interactuar con la comunidad de usuarios del archivo, tratar de ver qué temas les interesan más para ser tratados posteriormente en el blog.
- Difusión de resultados de actividades, estadísticas del archivo, y del sector, y cualquier caso que puede ser considerado de éxito dentro del archivo.
- Hacer una lista de temas interesantes a tratar desde la perspectiva del archivo y del sector. Hacer rankings y listados de recomendaciones.
- Elaboración de un listado de blogs (blogroll) que muestre cuales son los sitios web de referencia para el archivo.
- Analizar los fondos y servicios que se ofrecen desde el archivo. Destacar las utilidades de cada uno de ellos.
- Mostrar el lado humano del archivo a través de entrevistas, post, vídeos o imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a participar en el blog. Mostrar que el archivo está vivo y no pensar en el blog como solo texto, sino incorporar vídeos, imágenes, presentaciones… que hagan más animada y visual la exposición de los temas tratados.
- Hacer menciones a los documentos destacados presentes en el archivo.
- Realizar encuestas para saber la opinión de los usuarios sobre cualquier tema, servicio o actividad del archivo.
- Dar difusión al resto de medios sociales en los cuales se esté presente a través de iconos o de los widgets proporcionados por cada plataforma.
Twitter
Twitter es la sencillez llevada a la comunicación. Los mensajes de no más de 140 caracteres hacen de esta plataforma un recurso imprescindible para dar una información rápida y precisa. La sencillez y facilidad de uso han determinado que sea uno de los servicios más extendidos en el mundo y, en estos momentos, con mayor proyección de crecimiento.
Utilidad de Twitter en el archivo
- Difusión, dinamización y comunicación de información rápida, precisa y sencilla a usuarios del archivo: noticias, enlaces, vídeos, fotografías, nuevas adquisiciones, exposiciones, presentaciones…
- Creación de identidad digital y posicionamiento en el sector.
- Escucha e interacción con los usuarios. Mostrarse cercano a ellos (de tú a tú), creación de vínculos y fidelización de estos hacia el archivo.
- Canal de atención al usuario en tiempo real y buzón de sugerencias.
- Marketing viral. Buscar la participación de la gente a través de tus campañas de marketing y que giran alrededor del archivo.
- Búsqueda de nuevos usuarios con ayuda de hashtags, temas de interés, búsquedas y la geolocalización.
- Buscar y compartir conocimiento a través de Twitter. Difusión de actividades, fondos y servicios.
- Posicionamiento en Twitter a través de hashtags en actividades y eventos organizados o en los que participe el archivo.
- Potenciar otros medios sociales: Youtube, Instagram, SlideShare, blog…
- Mostrar el lado humano del archivo a través de vídeos e imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a participar en cualquier actividad del archivo.
(Continúa en parte III de IV)
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