10/9/12

DECLARACIÓN DE MÉXICO 

Al término del IV FORO IBEROAMERICANO DE EVALUACION DE DOCUMENTOS (FIED)*, realizado en la ciudad de México D.F., del 23 al 25 de mayo de 2012, los integrantes del Grupo de Reflexión del Proyecto Evaluación de Documentos en Iberoamérica, 

CONSTATAMOS: 

.- La vigencia de las realidades expresadas en agosto de 2009, en Córdoba, Argentina, como culminación de la primera reunión del FIED, en especial en lo concerniente a la necesidad de avanzar en la aplicación de criterios, métodos y técnicas de Evaluación Documental que garanticen la eficacia y la eficiencia de los sistemas de gestión de las organizaciones y la racionalidad de recursos en la gestión del patrimonio documental, asegurando la preservación de la memoria colectiva, así como la conveniencia de prosperar en los trabajos que permitan la normalización y homologación conceptual y terminológica del proceso de Evaluación de documentos. 

.- El II y III FIED, concretados en San José de Costa Rica y Lima, Perú, en 2010 y 2011, respectivamente, verificaron las coincidencias en la metodología, recursos didácticos y contenidos básicos de los Programas de cátedra de los centros de enseñanza de la región, a pesar de las diferencias terminológicas y de marcos normativos institucionales; así como la conveniencia de conceptualizar la terminología, creando tendencia sin imponer el uso de una definición única. 

.- En los países iberoamericanos estudiados existen, a nivel metodológico, diversos enfoques teóricos y una importante disparidad en su aplicación, en la regulación de la práctica a nivel organizativo y jurídico, en los procedimientos, así como en la gestión del proceso de evaluación y de ejecución de sus resultados. 

.- Las cinco áreas de trabajo del Grupo FIED han llegado a acuerdos y desarrollado proyectos que deben difundirse para verificar su validez en otros ámbitos. 

.- Compartir conocimientos y experiencias con profesionales archiveros y de otras disciplinas, de diferentes países y con realidades disímiles –tanto institucionales como de práctica- son oportunidades de crecimiento  que contribuyen a crear, constatar y avanzar en las teorías. 

Por ello, 

DECLARAMOS 

.- Los documentos de archivo se producen con determinados valores. A los archiveros les atañe reconocer esos valores independientemente del soporte y establecer los plazos de conservación. 

.- Es necesario reducir la distancia que existe entre la reflexión teórica y su efectiva aplicación práctica; hecho éste que involucra en primer lugar a los profesionales de la archivística, en lo que hace al análisis y aplicación de estrategias para la modificación de esta situación. 
Es preciso consensuar los conceptos archivísticos y las equivalencias de los términos que los identifican en distintos idiomas, especialmente del ámbito latino, para evitar errores de interpretación o desentendimientos y, al mismo, tiempo conseguir un conocimiento actualizado y válido en el contexto internacional. En ese marco, se entiende que en general el término “evaluación” es el apropiado para denominar el proceso integrado por la valoración, la selección y la disposición final, entendiendo esta última como eliminación o transferencia para guarda permanente, a pesar de que regionalmente puedan admitirse términos consolidados por la práctica.

.- El proceso de evaluación y la aplicación de las disposiciones finales resultantes deben realizarse con total transparencia para la ciudadanía y como elemento de buena gobernanza en todo estado democrático.

.- Un proceso de evaluación documental técnicamente bien realizado proporciona importantes beneficios a la institución, en especial en lo relativo a la calidad de la información y la rentabilidad de los recursos económicos.

.- Para saber evaluar documentos en diferentes soportes, además de tener sólidos conocimientos acerca de los enfoques, criterios y métodos técnicos y su aplicación práctica se requiere de un profesional con capacidad de decisión, responsabilidad ética, habilidad de gestión, disposición para el trabajo en equipo, propensión a adaptarse a los cambios tecnológicos, espíritu abierto, vocación por la investigación científica y la defensa de los derechos ciudadanos, compromiso con la profesión y con la entidad en la que se desempeña. 

.- La formación del archivero encargado de la evaluación documental debe incluir los conocimientos teóricos específicos, pero también nociones tanto sobre los aspectos legales, diplomáticos, sociológicos, históricos y éticos que se refieren al contexto de producción de los documentos, como de las herramientas conceptuales y metodológicas de investigación sobre estos aspectos. 

.- El Muestreo es una técnica del método cuantitativo de las ciencias sociales, que la archivística utiliza con fines específicos diferentes; por ello, el proceso de aplicación es diferente y es imprescindible dejar constancia de los pasos efectuados para realizarlo así como la justificación de la técnica o método utilizado de acuerdo con el caso y el contexto. 

.- La evaluación de los documentos de archivo digitales implica, además de los enfoques y metodologías válidos para cualquier documento de archivo en soporte tradicional, particularidades como la implementación de políticas de evaluación al principio del ciclo de vida y la identificación y mantenimiento del contexto, contenido y estructura, para lograr contar en el largo plazo con documentos de archivo digitales auténticos, que sirvan a la transparencia, el acceso a la información, la seguridad jurídica y la investigación acerca de lo que es el pasado como memoria de las instituciones. 

MANIFESTAMOS 

.- Nuestro reconocimiento, por el apoyo recibido, al Consejo Internacional de Archivos, a través de su Comisión de Programas, a la Escuela de Archivología, Facultad de Filosofía y Humanidades, Universidad Nacional de Córdoba (Argentina), donde estuvo radicado el Proyecto, y a todas las instituciones que lo avalaron: el Archivo General de la Nación de la República Argentina, el Archivo General de la Nación de México, el Archivo General de la Nación de la República Oriental del Uruguay; el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú; la Carrera de Arquivología, Universidad Federal Fluminense, de Niterói RJ (Brasil), la Universidad de Costa Rica, el Programa de Sistemas de Información y Documentación, Universidad de La Salle, de Bogotá (Colombia), el Instituto de Investigaciones sobre la Universidad y la Educación, Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México, la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines “Ing. Federico E. Capurro”, Universidad de la República, de Montevideo (Uruguay), el Team México del Proyecto interPARES, el Ayuntamiento de Girona, Arxiu Municipal de Girona, Cataluña (España), y la Sección Archivos Locales, Municipales y Territoriales del Consejo Internacional de Archivos (ICA/SLMT). 

Foro - México
.- Nuestro agradecimiento especial a las instituciones locales que posibilitaron la realización del IV FIED: además de las nombradas en el acápite anterior, la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA), la Casa de la Primera Imprenta de América, la Universidad Autónoma Metropolitana, la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior (RENAIES), el Posgrado de Bibliotecología y Estudios de la Información de la Universidad Nacional Autónoma de México, Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México A.C. (ADABI) y el Banco de México. 

Y PROPONEMOS 

- La creación de grupos de trabajo interdisciplinarios a nivel nacional e internacional en materia de Evaluación Documental que continúen el estudio de los temas que fueron objeto de debate de este Grupo, así como la eventual ampliación a nuevas temáticas relacionadas con ellos. 

México D.F., 25 de mayo de 2012 

El Foro Iberoamericano de Evaluación de Documentos (FIED) es un grupo de trabajo conformado por archiveros de ocho países, que durante los últimos cuatro años, han estado dedicados a investigar sobre la valoración documental, así como sus experiencias y buenas prácticas en distintos tipos de archivo con la finalidad de unificar criterios sobre la materia. 

El Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de su Oficina de Gestión Documental y Archivo, ha integrado dicho Foro, cuyos resultados finales serán presentados en el Congreso Internacional de Archivos a realizarse en la ciudad de Brisbane – Australia a finales del presente mes. 

Estos resultados serán expuestos durante la charla, la misma que incluirá una videoconferencia con la Escuela de Archiveros del Córdoba – Argentina.

Antecedentes:
La evaluación de los documentos es uno de los procesos más importantes y delicados de la gestión documental contemporánea y, por ello, desde la cátedra Selección Documental de la Escuela de Archivología, Facultad de Filosofía y Humanidades, Universidad Nacional de Córdoba, hemos desarrollado tres proyectos, todos ellos relacionados con la EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS.

Uno de ellos, LA EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS: TERMINOLOGÍA – PROGRAMAS DE ESTUDIO – PARTICULARIDADES DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. Estudio comparado en algunos países de América, se concretó en el período 2010-2011, con el aval de la SECyT.

El segundo, EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS EN IBEROAMÉRICA, está patrocinado por el Consejo Internacional de Archivos, dio comienzo en 2009 y se prevé su terminación a fines de 2012. El equipo de investigación está integrado por veinte profesionales de ocho países: Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica, España, México, Perú y Uruguay y tiene cinco áreas de investigación: Terminología – Homologación de Programas de Evaluación Documental – Muestreo – Evaluación de documentos digitales – Enfoques, criterios y métodos para evaluar documentos de archivo.

El tercero, ASPECTOS DE LA EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS EN AMÉRICA. TERMINOLOGÍA. PARTICULARIDADES DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES. ESTUDIO DE CASOS EN CÓRDOBA, dio comienzo en 2012 y se ha presentado para su aprobación ante la SECYT, como continuación del citado en primer lugar.

Producciones (con los enlaces)

2012 – Casella I Serra, Lluís Esteve: La transición hacia la Administración electrónica: la experiencia del Ayuntamiento de Girona. Lluís Steve Casella I Serra

2012 - Fenoglio, Norma C. y Oliverio, Aída C.: Capacitar desde el Archivo. Experiencia del taller de evaluación en la cátedra Selección Documental, Escuela de Archivología, Universidad Nacional de Córdoba, Argentina. Norma Fenoglio – Aída Oliverio

2012 - Rodrigues, Ana Célia: Identificacion de tipologia documental como metodologia del Programa de Gestion de Documentos del Gobierno del Estado de Río de Janeiro: procedimientos e instrumentos. Ana Célia Rodrigues

2011 - Barnard Amozorrutia, Alicia: Los archivos y su valoración documental en la Web 2.0 y las redes sociales. Alicia Barnard Amozorrutia

2011 - Fenoglio, Norma C.: Importancia de la identificación en la valoración documental. Norma C. Fenoglio

2011 - Martínez de Sánchez, Ana M.: Técnica para la selección documental. Una mirada desde el método. Ana María Martínez de Sánchez

2011 - Oliveira, Daise Apparecida: Estrategias para la aplicación de la macro evaluación en la secretaría de salud de la ciudad de Uberaba. Daise Apparecida Oliveira

2011 - Sierra Escobar, Luis F.: Metodología para la enseñanza de la valoración documental. Luis Fernando Sierra Escobar

2011 - Valoración de los documentos de archivo. Valoración de los documentos de archivo

2010 – Alvarez Rodriguez, Mariela: La documentación administrativa de las Universidades y la evaluación documental: Caso práctico Colombia. Mariela Alvarez Rodriguez

2010 – Barnard Amozorrutia, Alicia: Encuesta sobre el estado de Evaluación / valoración de documentos en México. Alicia Barnad Amozorrutia

2010 – Barnard Amozorrutia, Alicia: Retos de la evaluación / valoración de los documentos electrónicos. Alicia Barnard Amozorrutia

2010 – Bermudez Muñoz, María T.: Selección documental extrínseca. Bermudez Muñoz María T.

2010 – Cipolletta, Elisabet – Pak Linares, Andres: La valoración documental: Situación en la administración pública nacional de Argentina. Elisabet Cipolletta – Andres Pak Linares

2010 – Fenoglio, Norma C.: Proyecto “Evaluación de documentos en Iberoamérica”. Antecedentes y perspectivas. Norma C. Fenoglio

2010 – Fenoglio, Norma C.: Situación de la valoración en archivos municipales de España y Brasil. Norma C. Fenoglio.

2010 – Mendoza Navarro, Aída L.: Técnicas de valoración documental: El muestreo. Aída Luz Mendoza Navarro

2010 – Mendoza Navarro, Aída L.: La formación en evaluación documental. Aída Luz Mendoza Navarro.

2010 – Sierra Escobar, Luis F.: Metodología para la disposición final de series documentales. Luis F. Sierra Escobar

2010 – Ramos Lourdes – Villar, Alejandra: La formación en evaluación documental. Lourdes Ramos – Alejandra Villar.

2009 - Fenoglio, Norma C.: Evaluación de documentos en archivos municipales. Experiencia en Argentina. Norma C. Fenoglio

2009 - Mendoza Navarro, Aida: Valoración de documentos digitales de archivo desde la perspectiva del proyecto InterPARES. Aída Luz Mendoza Navarro

2009 - Oliveira, Daise Apparecida: La evaluación funcional aplicada en los municipios brasileños. Daise Apparecida Oliveira

2009 - Evaluación de los documentos en instituciones Iberoamericanas. Estado de situación. Eval. de doc. Iberoamérica

Fuentes: http://blogs.ffyh.unc.edu.ar/evaluaciondedocumentos/files/2012/06/DECLARACI%C3%93N-DE-M%C3%89XICO-11.pdf
http://archiverosdelperu.blogspot.com.ar/
http://blogs.ffyh.unc.edu.ar/evaluaciondedocumentos/
Agradecemos a Olga Maldonado Sierra (Honduras)

FALTAN MENOS DE 50  DÍAS  PARA  EL  CENTENARIO

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